С 1 сентября бумажные накладные уйдут из обычных грузоперевозок: что нужно знать бизнесу Задонского округа

С 1 сентября 2026 года в России меняется порядок оформления коммерческих грузоперевозок. Транспортные накладные, заказы и заявки при автомобильной перевозке, а также ряд железнодорожных, авиационных и экспедиторских документов по общему правилу должны оформляться в электронном виде.

Для Задонского округа это касается не только транспортных компаний. В новую схему включаются фермерские хозяйства и сельхозпредприятия, которые нанимают машины для вывоза продукции, магазины и предприниматели, принимающие поставки, предприятия, отправляющие сырьё или готовую продукцию, перевозчики и экспедиторы.

Кто должен подключиться

ФНС России указывает, что обязательный транспортный электронный документооборот касается всех участников логистической цепочки, задействованных в перевозке грузов наёмным транспортом: грузоотправителя, перевозчика, грузополучателя и, если он участвует, экспедитора.

Для сельхозпредприятия типичный пример — партия продукции уходит покупателю или переработчику на машине стороннего перевозчика. Если при такой перевозке требуется транспортная накладная, с 1 сентября она должна быть электронной.

Магазин или ИП может ничего не отправлять, а только получать товар. Это не освобождает его от участия в ЭПД: получатель подтверждает приёмку груза в электронной транспортной накладной.

Что именно переводят в электронный вид

С 1 сентября электронными становятся транспортные накладные и заказы-заявки при автомобильных перевозках, транспортные железнодорожные накладные, грузовые накладные при воздушных перевозках, а также экспедиторские документы.

Для большинства местных хозяйств, магазинов и предприятий главный документ в этом перечне — транспортная накладная на автомобильную перевозку.

Работа идёт не напрямую с ГИС ЭПД. Организация или предприниматель выбирает аккредитованного оператора информационной системы ЭПД, а тот передаёт документы участникам перевозки и в государственную систему.

Что нужно сделать до сентября

ФНС советует сначала определить, какие перевозочные документы использует организация и кто их подписывает. Затем нужно выбрать оператора ИС ЭПД и проверить электронные подписи.

Руководителю организации или индивидуальному предпринимателю потребуется квалифицированная электронная подпись. Если документы подписывает сотрудник, ему понадобится КЭП физического лица и машиночитаемая доверенность.

Следующий шаг — проверить контрагентов. Электронная транспортная накладная проходит через несколько участников, поэтому готовность только одного предприятия проблему не решит. ФНС рекомендует заранее протестировать обмен на одном маршруте или одной партии груза.

Что будет у водителя

Минтранс разъясняет, что водитель сможет предъявить электронный документ либо связанный с ним QR-код. QR-код можно заранее сохранить в телефоне или распечатать.

Временная недоступность самой ГИС ЭПД также не должна останавливать перевозку: Минтранс сообщает, что данные могут накапливаться у операторов и передаваться в государственную систему после восстановления её работы.

Если свой груз везут на своей машине

Здесь есть принципиальное исключение. Минтранс отдельно разъяснил: если организация перевозит собственный груз для собственных нужд собственным транспортом, транспортная накладная не требуется. Ведомство также уточняло, что при таком сценарии достаточно путевого листа.

Для хозяйства это может быть, например, внутреннее перемещение собственной продукции своим автомобилем для собственных нужд. Сам переход на ЭПД не создаёт транспортную накладную там, где её и раньше не требовалось оформлять.

А когда можно оставить бумагу

Приказ Минтранса от 1 июня 2026 года № 262 установил случаи, когда транспортную накладную, заказ и заявку при автомобильной перевозке можно оформлять на бумаге.

Для обычного местного бизнеса наиболее заметны два исключения: отсутствие доступа к интернету и перевозка, при которой грузоотправитель и грузополучатель являются одним лицом. Бумага также предусмотрена при определённых технических сбоях, зафиксированных через государственную систему реагирования на компьютерные атаки, и в ряде специальных случаев.

При этом перечень исключений ещё может меняться: в августе Минтранс сообщил о планах дополнить его новыми решениями.

Есть ли отсрочка

Юридической отсрочки после 1 сентября нет. Минтранс отдельно подчеркнул, что федеральный закон дополнительного переходного периода не устанавливает.

Одновременно ведомство сообщало о более мягком подходе к контролю на старте: до 1 марта 2027 года при предъявлении бумажного документа вместо электронного инспекторы будут ограничиваться устным предупреждением. Ранее эту инициативу министра транспорта Андрея Никитина поддержал Президент России Владимир Путин.

Это не отменяет обязанности перейти на ЭПД с 1 сентября и не означает, что бизнесу разрешено ещё полгода работать по старой схеме.

Что проверить в Задонском округе уже сейчас

Фермеру, магазину, ИП или предприятию, которое в сентябре отправляет либо получает грузы наёмным транспортом, стоит проверить четыре вещи: выбран ли оператор ИС ЭПД, есть ли необходимые электронные подписи и доверенности, готовы ли основные перевозчики и контрагенты и прошла ли хотя бы одна тестовая перевозка.

Для сельхозпредприятий это лучше сделать до первой сентябрьской отгрузки. В сезон, когда машина должна уйти с продукцией без лишней задержки, выяснять на месте, кто и чем подписывает электронную накладную, будет уже поздно.