Разговор про электронную трудовую

С 1 января 2020 года в России введена электронная трудовая книжка - новый формат хорошо знакомого всем работающим россиянам документа. Электронная книжка обеспечивает постоянный и удобный доступ работников к информации о своей трудовой деятельности, а работодателям открывает новые возможности кадрового учета. Переход к новому формату трудовой книжки добровольный и позволяет сохранить бумажную книжку столько, сколько это необходимо.

Электронная трудовая книжка не предполагает физического носителя и реализуется только в цифровом формате. Предоставить сведения о трудовой деятельности застрахованного лица работодатель может через Кабинет страхователя, специализированного оператора связи или обратившись в Клиентскую службу территориального органа ПФР. Просмотреть сведения электронной трудовой книжки застрахованные лица могут также через Личный кабинет гражданина или портал Госуслуг, а также через соответствующие приложения для смартфонов.

При необходимости сведения электронной трудовой книжки будут предоставляться в виде бумажной выписки. Предоставить её сможет нынешний или бывший работодатель (по последнему месту работы), а также управление Пенсионного фонда России или многофункциональный центр госуслуг (МФЦ). Услуга предоставляется экстерриториально, без привязки к месту жительства или работы человека.

Преимущества электронной трудовой книжки

Удобный и быстрый доступ работников к информации о трудовой деятельности.

1. Минимизация ошибочных, неточных и недостоверных сведений о трудовой деятельности.
2. Дополнительные возможности дистанционного трудоустройства.
3. Снижение издержек работодателей на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек.
4. Дистанционное оформление пенсий по данным лицевого счёта без дополнительного документального подтверждения.
5. Использование данных электронной трудовой книжки для получения государственных услуг.
6. Новые возможности аналитической обработки данных о трудовой деятельности для работодателей и госорганов.
7. Высокий уровень безопасности и сохранности данных.

Переход на электронные трудовые книжки

Формирование электронных трудовых книжек россиян началось 1 января 2020 года. Для всех работающих граждан переход к новому формату сведений о трудовой деятельности добровольный и будет осуществляться только с согласия человека.

Единственным исключением станут те, кто впервые устроится на работу с 2021 года. У таких людей все сведения о периодах работы изначально будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.

Остальным гражданам до 31 декабря 2020 года включительно необходимо подать письменное заявление работодателю в произвольной форме о ведении трудовой книжки в электронном виде или о сохранении бумажной трудовой книжки.

Россияне, выбравшие электронную трудовую книжку, получают бумажную трудовую на руки с соответствующей записью о сделанном выборе. Бумажная трудовая книжка при этом не теряет своей силы и продолжает использоваться наравне с электронной. Необходимо сохранять бумажную книжку, поскольку она является источником сведений о трудовой деятельности до 2020 года. В электронной версии фиксируются только сведения начиная с 2020 года.

При сохранении бумажной трудовой книжки работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную версию. Для работников, которые не подадут заявление в течение 2020 года, несмотря на то, что они трудоустроены, работодатель также продолжит вести трудовую книжку на бумаге.

Информация о поданном работником заявлении включается в сведения о трудовой деятельности, представляемые работодателем, для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации.

За работником, воспользовавшимся своим правом на дальнейшее ведение работодателем бумажной трудовой книжки, это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям.

Работник, подавший письменное заявление о продолжении ведения работодателем бумажной трудовой книжки, имеет право в последующем подать работодателю письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности.

Лица, не имевшие возможности по 31 декабря 2020 года включительно подать работодателю одно из письменных заявлений, вправе сделать это в любое время, подав работодателю по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве, соответствующее письменное заявление. К таким лицам, в частности, относятся:

1) работники, которые по состоянию на 31 декабря 2020 года не исполняли свои трудовые обязанности и ранее не подали одно из письменных заявлений, но за ними в соответствии с трудовым законодательством, иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы, в том числе на период:

а) временной нетрудоспособности;

б) отпуска;

в) отстранения от работы в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;

2) лица, имеющие стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31 декабря 2020 года не состоявшие в трудовых (служебных) отношениях и до указанной даты не подавшие одно из письменных заявлений.

Перечень сведений электронной трудовой книжки

Электронная трудовая книжка сохраняет практически весь перечень сведений, которые учитываются в бумажной трудовой книжке:

- Информация о работнике;

- Даты приёма, увольнения, перевода на другую работу;

- Место работы;

- Вид мероприятия (прием, перевод, увольнение);

- Должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение;

- Вид поручаемой работы;

- Основание кадрового мероприятия (дата, номер и вид документа);

- Причины прекращения трудового договора.

Информация для работодателей об электронной трудовой книжке

Работодателю в течение 2020 г. необходимо (ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ):

- сдавать в ПФР новую форму отчётности - СЗВ-ТД. Её надо подавать на каждого работника, который был принят, уволен, переведён на другую постоянную работу, а также на того, кто подал заявление о переходе на ЭТК или о сохранении бумажной книжки (ст. 11 Закона N 27-ФЗ).

- принять или изменить локальные нормативные акты (при необходимости) с учётом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.

Внести изменения по электронным трудовым книжкам может потребоваться в такой локальный нормативный акт, как, например, правила внутреннего трудового распорядка. Если в акте есть положения, описывающие среди прочего порядок приёма и увольнения, выдачу документов (их копий), связанных с работой, данные положения нужно скорректировать с учетом изменений, внесенных в Трудовой кодекс РФ Федеральным законом от 16.12.2019 N 439-ФЗ;

- подготовить и обсудить с представителями работников внесение изменений в коллективные договоры (при необходимости);

- обеспечить техническую готовность к представлению сведений о трудовой деятельности для хранения в информационных ресурсах ПФР.

Сведения о трудовой деятельности следует формировать, используя программно-технические средства, применяемые работодателем для автоматизации своей деятельности, или бесплатный электронный сервис ПФР (п. 2.6 ст. 11 Закона о персонифицированном учете).

В некоторых случаях сведения о трудовой деятельности подаются в ПФР только в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (п. 2.6 ст. 11 Закона о персонифицированном учёте).

Кроме того, работодателю необходимо письменно уведомить до 31 октября 2020 г. включительно каждого работника (п. 4 ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ, п. 5 ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 01.04.2020 N 98-ФЗ, п. 2 Постановления Правительства РФ от 19.06.2020 N 887):

- об изменениях Трудового кодекса РФ, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде;

- о праве работника путём подачи заявления сделать выбор: продолжить вести трудовую книжку в бумажном виде или предоставлять ему сведения о трудовой деятельности согласно ст. ст. 66 и 66.1 ТК РФ соответственно.

Если работник подал письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности, работодатель должен выдать ему на руки трудовую книжку. По мнению Минтруда России, срок выдачи аналогичен сроку, установленному ч. 1 ст. 62 ТК РФ, - не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления (ч. 3 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ, Письмо от 13.03.2020 N 14-2/В-260). Ранее министерство придерживалось другого мнения: трудовая книжка выдается в день подачи указанного заявления, которое подтверждает факт выдачи документа на руки (Письмо от 12.02.2020 N 14-2/В-150).

Учитывая, что специальная норма ч. 3 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ не устанавливает напрямую трехдневный срок выдачи, во избежание возможных рисков нарушения прав работника рекомендуем выдавать трудовую книжку в день подачи заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности.

Предоставление сведений о трудовой деятельности работнику

Работникам, на которых не ведётся трудовая книжка на бумаге, работодатель обязан предоставить сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя способом, указанным в заявлении работника (на бумажном носителе или в электронном виде, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью (при её наличии у работодателя):

- в период работы не позднее трёх рабочих дней со дня подачи этого заявления;

- при увольнении в день прекращения трудового договора.

Такое заявление работник может подать на бумаге или в электронном виде, направив его по адресу электронной почты работодателя в порядке, установленном работодателем.

В случае если в день прекращения трудового договора работнику невозможно выдать сведения о трудовой деятельности у данного работодателя в связи с отсутствием работника либо его отказом от их получения, работодатель обязан направить работнику такие сведения на бумажном носителе по почте заказным письмом с уведомлением.

Ответственность работодателя

Работодатель несёт ответственность:

- за задержку по своей вине выдачи трудовой книжки или предоставления сведений о трудовой деятельности при увольнении работника;

- за внесение в сведения о трудовой деятельности неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника;

- за непредставление в установленный срок либо представление неполных и (или) недостоверных сведений о трудовой деятельности в территориальный орган Пенсионного фонда.

Если неправильная формулировка основания и (или) причины увольнения в сведениях о трудовой деятельности препятствовала поступлению работника на другую работу, суд принимает решение о выплате ему среднего заработка за всё время вынужденного прогула.

Администрация Задонского муниципального района